Persoonsgegevens

Swegon beschermt uw persoonlijke integriteit. Als gegevensbeheerder zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens. Daarom beschrijven we hieronder welke van uw persoonsgegevens we verwerken of zullen verwerken, het doel van die verwerking en welke rechten u daarbij hebt.

Swegon verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens volgens dit beleid. Afhankelijk van de manier waarop u in contact kwam met Swegon en/of het bedrijf waarmee u een overeenkomst aangaat, zal uw gegevensbeheerder een van de volgende zijn: Swegon Group AB of een dochterondernemingen.

Het bedrijf dat optreedt als gegevensbeheerder wordt in het onderstaande beleid als 'Swegon' of 'we' genoemd. Elk afzonderlijk bedrijf in de Swegon Group is onafhankelijk verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

Als u een klant of leverancier bent of op een andere manier in contact kwam met Swegon

We verzamelen en verwerken persoonlijke gegevens die u aan Swegon hebt verstrekt in verband met uw zakelijke contacten met ons. Voorbeelden van gegevens categorieën die we verzamelen en verwerken zijn namen, contactgegevens zoals adres, telefoonnummer, e-mailadres, cv, persoonlijke brief en details van uw positie en het bedrijf of de organisatie die u vertegenwoordigt. Persoonlijke gegevens kunnen ook betrekking hebben op betalingsgegevens en andere verstrekte informatie in verband met de aankoop of levering van een product.

Een basisprincipe van Swegon is om persoonsgegevens niet langer dan nodig te verzamelen of bewaren. Swegon bewaart persoonlijke gegevens gedurende de periode waarin er een zakelijke relatie bestaat met de klant of zo lang als nodig is voor de doeleinden van de verwerking of zo lang dat verplicht is door een wet, regel of besluit van een instantie.

Welke persoonsgegevens verzamelen we en hoe hebben we daartoe toegang?

De hoofdregel voor Swegon is om geen persoonlijke gegevens te verwerken die mogelijk een hoog risico op inbreuken op de privacy van individuen inhouden. We verwerken uw persoonsgegevens op de volgende wettelijke basis en voor de volgende doeleinden:

• Om een contract uit te voeren: Voor het beheer en de administratie van aankopen en leveringen van producten, en voor het verrichten en ontvangen van betalingen.
• Om aan een wettelijke verplichting te voldoen: We bewaren documentatie in verband met facturen volgens toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de boekhouding.
• Toestemming: U krijgt onze nieuwsbrief – als u zich daarvoor hebt ingeschreven – en uitnodigingen voor evenementen.

Als we uw toestemming nodig hebben voor een service die we aanbieden, zullen we u altijd expliciet vragen om uw toestemming te geven voor die service en voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens. Bijvoorbeeld: we vragen uw toestemming als u onze nieuwsbrief per e-mail wilt ontvangen. Wanneer toestemming vereist is, vragen we die altijd via een schriftelijke verklaring die we dan bewaren.

De bewaring van persoonlijke gegevens

Swegon neemt alle redelijke stappen om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke gegevens veilig verwerkt en bewaard worden. We bewaren uw persoonsgegevens nooit langer dan is toegelaten door de geldende wetgeving of langer dan nodig is voor de bovenstaande vermelde doeleinden. We verwerken uw persoonlijke gegevens tijdens de volgende tijdsperioden.

• Klant, leverancier, wederverkoper of vertegenwoordiger: Als u een klant, leverancier, wederverkoper of vertegenwoordiger bent en u een overeenkomst met Swegon bent aangegaan, bewaren we uw persoonlijke gegevens zo lang als nodig is om onze overeenkomst met u na te komen, bijv. tot we het product hebben geleverd of de diensten hebben uitgevoerd die u hebt besteld, maar nooit langer dan twee jaar na uw laatste contact met Swegon. Dat geldt echter niet als we uw persoonsgegevens voor een langere periode moeten bewaren om een van de onderstaande redenen.
• Sollicitanten: We gebruiken de persoonlijke gegevens op uw cv, motivatiebrief, foto of andere documenten om te bepalen of u een geschikte kandidaat bent voor de functie waarvoor u solliciteert. We bewaren die persoonsgegevens tijdens het rekruteringsproces, totdat het afgelopen is en gedurende een periode van maximaal twee jaar daarna, zodat we ons kunnen beschermen tegen mogelijke rechtsvorderingen. Daarna wissen we uw persoonlijke gegevens volledig.
• Communicatie: Als u contact hebt opgenomen met Swegon, bijv. per e-mail, bewaren we uw persoonsgegevens zo lang als nodig is om uw verzoek af te handelen of het probleem op te lossen waarvoor u contact met ons opnam.
• Direct marketing: We verwerken uw persoonlijke gegevens mogelijk voor direct-marketingdoelstellingen totdat u uw toestemming daarvoor intrekt.
• Wettelijke verplichtingen: Swegon bewaart alle documentatie die deel uitmaakt van boekhoudkundige informatie volgens toepasselijke boekhoudwetgeving, en andere informatie die we volgens de wet moeten bewaren. Zulke documentatie en informatie kan persoonlijke gegevens bevatten.
  
  

De overdracht van persoonlijke gegevens

Swegon brengt persoonsgegevens alleen over zoals hieronder is beschreven. We gaan altijd zeer voorzichtig te werk wanneer we uw persoonlijke gegevens overbrengen en we nemen daarbij passende beveiligingsmaatregelen.

• Overdrachten naar bedrijven uit de groep: Swegon brengt uw persoonsgegevens mogelijk over naar bedrijven uit zijn groep, ten behoeve van het IT-systeembeheer.
• Bedrijfstransacties: Als alle of enkele activiteiten van Swegon worden verkocht aan of geïntegreerd in een andere sector, tak of organisatie, kunnen uw persoonlijke gegevens bekendgemaakt worden aan onze adviseurs, potentiële kopers en hun adviseurs, en worden naar de nieuwe eigenaars overgebracht.
• Wettelijke verplichtingen: We maken uw persoonsgegevens mogelijk ook bekend om te voldoen aan bepaalde wettelijke verplichtingen. We kunnen ze doorsturen naar de politie of andere relevante overheidsinstanties wanneer de wet dat toestaat of vereist.

We kunnen de hierboven vermelde overdrachten alleen uitvoeren naar bedrijven in de EU of EEA (Europees Milieuagentschap) (d.w.z. alle EU-lidstaten, IJsland, Noorwegen en Liechtenstein), of andere landen of internationale organisaties die een adequate bescherming garanderen. Overdrachten naar derde landen en internationale organisaties kunnen in elk geval alleen worden uitgevoerd met inachtneming van de Algemene verordening gegevensbescherming en artikels 44 tot 49 van die verordening. U krijgt van Swegon een bevestiging van de persoonsgegevens die worden verwerkt, als dat het geval is, en u kunt toegang krijgen tot de persoonsgegevens en de informatie over de ontvangers of categorieën van ontvangers waaraan uw persoonsgegevens zijn of zullen bekendgemaakt worden. Het geldt vooral voor ontvangers in derde landen of internationale organisaties.

Hebt u opmerkingen of vragen over de verwerking van persoonsgegevens?

U kunt op elk moment contact met ons opnemen via www.swegon.com/personal-data, om (i) toegang te vragen tot de persoonsgegevens die we over u verwerken, in een gestructureerd, veel voorkomend en machinaal leesbaar formaat; (ii) aan te vragen dat u uw persoonsgegevens mag bijwerken/of verwijderen; (iii) uw toestemming volledig of gedeeltelijk in te trekken; (iv) te verzoeken dat de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt wordt; (v) opmerkingen door te geven over de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken; of (vi) – als dat technisch haalbaar is, want de verwerking verloopt automatisch en op basis van toestemming – uw persoonsgegevens rechtstreeks van ons naar een andere gegevensverwerker over te brengen.

Swegon beantwoordt uw verzoek zonder onnodige vertraging, doch uiterlijk een maand na ontvangst van uw verzoek. Als u vraagt om uw persoonlijke gegevens te corrigeren en/of verwijderen, onderzoekt Swegon of het aan de voorwaarden voldaan wordt. Is dat het geval? Dan wijzigen of verwijderen we de persoonsgegevens zo snel mogelijk. Swegon mag een verzoek weigeren als dat kennelijk ongegrond of onredelijk is.

U kunt contact opnemen met uw nationale instantie als u klachten hebt.