Fortrolighedspolitik

Personoplysninger

Swegon værner om den personlige integritet. Som persondataansvarlig har vi det endelige ansvar for vores behandling af dine personoplysninger, og derfor har vi til hensigt at beskrive nedenfor blandt andet hvilke personoplysninger vi behandler eller vil behandle vedrørende dig, hvad vores formål er med behandlingen, samt hvilke rettigheder du har i forbindelse med dette.

Swegon indsamler dine personoplysninger og behandler dem i overensstemmelse med denne politik. Afhængigt af, hvordan du kommer i kontakt med Swegon, og/eller hvilken virksomhed du indgår en aftale med, vil den persondataansvarlige være en af følgende: Swegon Group AB eller datterselskab.

Denne virksomhed, som fungerer som persondataansvarlig, betegnes “Swegon” eller “vi” i den nedenstående politik. Hvert enkelt selskab i Swegon-koncernen er selvstændigt ansvarlig for deres behandling af personoplysninger.

For dig som er kunde, leverandør eller på anden måde kommer i kontakt med Swegon

Vi indsamler og behandler sådanne personoplysninger, som overdrages til Swegon i forbindelse med dine forretningsmæssige kontakter med os. Eksempel på kategorier af oplysninger, der indsamles og behandles, omfatter navn, kontaktoplysninger, såsom adresse, telefonnummer, mailadresse, CV, personligt brev samt oplysninger om din stilling og den virksomhed eller organisation, som du repræsenterer. Personoplysningerne kan også vedrøre betalingsinformation og anden information, som stilles til rådighed i forbindelse med køb eller levering af et produkt.

Et grundlæggende princip for Swegon er ikke at indsamle eller lagre personoplysninger i længere tid end nødvendigt. Swegon gemmer personoplysninger i den tid, der er en forretningsmæssig relation med kunden, eller så længe det ellers er nødvendigt for at opfylde formålet med behandlingen, eller så længe der foreligger en forpligtelse om at gemme oplysningerne i henhold til loven, forordninger eller myndighedsbeslutninger.

Hvilke personoplysninger indsamler vi, og hvordan får vi adgang til dem?

Hovedreglen for Swegon er ikke at behandle personoplysninger, som kan føre til en høj risiko for indtrængning i individers personlige integritet. Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende retsgrundlag og til følgende formål.

• For at gennemføre en aftale: Til håndtering og administration af indkøb, produktleverancer samt for at gennemføre og modtage betalinger.
• For at gennemføre en retlig forpligtelse: Vi gemmer dokumentation i forbindelse med fakturering i overensstemmelse med gældende bogføringslovgivning og forordninger.
• I henhold til samtykke: Vi vil sende dig vores nyhedsbrev og andet markedsføringsmateriale, hvis du har tilmeldt dig dette, og give dig indbydelser til begivenheder.

Hvis en tjeneste, som vi tilbyder, kræver dit samtykke, vil vi altid udtrykkeligt bede dig om at give dit samtykke til en sådan tjeneste og vores behandling af dine personoplysninger. Vi vil for eksempel bede om dit samtykke, hvis du ønsker at modtage vores skrivelser via mail. Når der kræves samtykke, vil vi altid indhente det via en skriftlig erklæring, som derefter lagres.

Lagring af personoplysninger

Swegon tager alle passende tiltag for at sikre, at dine personoplysninger behandles og lagres sikkert. Dine personoplysninger vil aldrig blive lagret i længere tid end tilladt i henhold til gældende lov eller længere end nødvendigt for at opfylde ovennævnte formål. Dine personoplysninger behandles af os under følgende tidsperioder.

• Kunde, leverandør, forhandler, eller agent: Hvis du er kunde, leverandør, forhandler eller agent, og du har indgået en aftale med Swegon, gemmes dine personoplysninger så længe som det er nødvendigt for at vi kan opfylde aftalen med dig, f.eks. indtil vi har leveret det produkt, du har bestilt, men ikke længere end to år efter din seneste kontakt med virksomheden. Formålet er at sikre, at vi kan opfylde vores leverings- og garantiforpligtelser. Dette gælder imidlertid ikke, hvis vi er nødt til at gemme dine personoplysninger i længere tid som følge af en af nedenstående årsager.
• Jobansøgning: De personoplysninger, som du stiller til rådighed for os via CV, personligt brev, billede eller andre dokumenter, vil blive benyttet til at vurdere, om du er en egnet kandidat til den stilling, du har ansøgt om. Vi gemmer disse personoplysninger under rekrutteringsprocessen, indtil rekrutteringsprocessen er afsluttet og i en periode på op til to år derefter for at kunne forsvare potentielle retskrav. Derefter slettes personoplysningerne i deres helhed.
• Kommunikation: Hvis du har kontaktet Swegon, f.eks. via e-mail, vil dine personoplysninger blive lagret så længe som det er nødvendigt for at vi kan gennemføre en anmodning eller håndtere årsagen til, at du kontaktede os. 
• Direkte markedsføring: Vi kan behandle dine personoplysninger til direkte markedsføring, indtil du trækker dit samtykke tilbage.
• Retlige forpligtelser: Swegon gemmer al dokumentation, som udgør bogføringsinformation i overensstemmelse med gældende regnskabslovgivning samt anden information, som vi er retligt forpligtede til at gemme. En sådan dokumentation og information kan indeholde personoplysninger.

Overførsel af personoplysninger

Swegon overfører kun personoplysninger som beskrevet nedenfor. Vi udviser altid stor forsigtighed ved overførsel af dine personoplysninger og tager passende sikkerhedsforanstaltninger.

• Overførsel til koncernvirksomheder: Swegon kan overføre dine personoplysninger til en anden virksomhed i koncernen med det formål at forvalte IT-systemer.
• Forretningstransaktioner: Hvis hele eller en del af Swegons drift sælges eller integreres med en anden virksomhed eller et andet selskab, kan dine personoplysninger blive overdraget til vores rådgivere, potentielle købere og deres rådgivere og overføres til de nye ejere af selskabsdriften.
• Retlige forpligtelser: Dine personoplysninger kan også overdrages for at selskabet skal kunne efterleve visse lovstiftede forpligtelser. De kan også blive overført til politiet og andre relevante myndigheder, når dette er tilladt og nødvendigt i henhold til loven.

Ovenstående overførsler kan kun udføres til virksomheder inden for EU eller EØS (dvs. alle EU-medlemsstater samt Island, Norge og Lichtenstein), eller andre lande eller internationale organisationer, som sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau. Overførsler til tredjelande og internationale organisationer må under alle omstændigheder kun udføres i fuld overensstemmelse med persondataforordningen og artikel 44-49 i denne forordning. Du har ret til at få bekræftelse fra Swegon på, hvorvidt dine personoplysninger bliver behandlet og i så fald få adgang til personoplysningerne og information om de modtagere eller kategorier af modtagere, som personoplysningerne er blevet overdraget eller skal overdrages til. Dette gælder især modtagere i tredjelande eller internationale organisationer.

Hvis du har kommentarer eller spørgsmål vedrørende vores håndtering af personoplysninger

Du kan når som helst, ved at kontakte os på www.swegon.se/hantering-personuppgifter, (i) få adgang til de personoplysninger, vi behandler om dig i et struktureret, generelt benyttet og maskinlæsbart format; (ii) anmode om, at dine personoplysninger rettes og/eller slettes; (iii) trække dit samtykke helt eller delvist tilbage; (iv) anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses; (v) gøre indvending mod den måde, vi behandler dine personoplysninger på; eller (vi) hvis dette er teknisk muligt, og behandlingen sker automatisk og er baseret på samtykke, få dine personoplysninger overført direkte fra os til en anden persondataansvarlig.

Swegon vil, uden unødigt ophold, men senest inden for 1 måned efter modtagelse af din anmodning, svare på din anmodning. Ved anmodning om rettelser og/eller sletning af dine personoplysninger undersøger Swegon, om forudsætningerne er opfyldt og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Swegon vil eventuelt afvise en anmodning, som enten er åbenbart ubegrundet eller urimelig.
Du kan også henvende dig til Datatilsynet med klager.