Données à caractère personnel

Swegon veille à votre intégrité personnelle. Dans le cadre de l’utilisation de vos données, la responsabilité du traitement de vos données personnelles nous incombe. C’est pourquoi nous allons décrire ci-dessous les données personnelles que nous traitons ou traiterons à votre sujet ainsi que l’objectif de ce traitement et les droits dont vous disposez dans ce contexte.

Swegon collecte vos données personnelles et les traite conformément à la présente politique. En fonction de la manière dont vous êtes entrés en contact avec Swegon et/ou de d’entreprise avec laquelle vous concluez un contrat, le gestionnaire des données sera une des entités suivantes : Swegon Group AB ou une de ses filiales

Dans les présentes, l’entreprise qui intervient en tant que gestionnaire des données est dénommée « Swegon » ou « Nous ». Chaque entreprise du groupe Swegon est indépendamment responsable du traitement des données personnelles.

Si vous êtes clients, fournisseurs ou que vous entrez en contact de toute autre manière avec Swegon

Nous collectons et traitons les données personnelles fournies à Swegon dans le cadre des activités pour lesquelles vous avez été en contact avec nous. Parmi les catégories de données collectées et traitées, il y a par exemple les noms, coordonnées telles que adresses, numéros de téléphone, e-mail, CV, lettre personnelle et détail relatif à votre position ainsi qu’à l’entreprise ou l’organisation que vous représentez. Les données personnelles peuvent également concerner les informations de paiement et toutes autres informations données dans le cadre de l’achat ou de la livraison d’un produit.

Pour Swegon, le principe de base consiste à ne pas collecter ni conserver les données personnelles plus longtemps que nécessaire. Swegon conserve ensuite les données à caractère personnel pendant la durée de la relation commerciale avec le client aussi longtemps que nécessaire pour répondre à l’objectif du traitement ou tant qu’il existe une obligation de conserver ces données relevant de la loi, d’un règlement ou d’une décision des pouvoirs publics.

Quelles données personnelles collectons-nous et comment y accédons-nous ?

La règle principale pour Swegon consiste à ne pas traiter de données personnelles susceptibles de créer un risque élevé de violation de la vie privée des individus. Nous traitons vos données à caractère personnel conformément aux bases légales et aux fins suivantes.

• Dans le cadre d’un contrat : Pour la gestion et l’administration des achats, la livraison de produits, et pour effectuer et recevoir des paiements.
• Pour répondre à une obligation légale : Nous conservons les documents relatifs aux factures conformément aux lois et règlements comptables en vigueur.
• Consentement : Nous vous enverrons notre bulletin d’information si vous y avez souscrit, de même que des invitations à des événements.

Si un des services que nous fournissons requiert votre consentement, nous vous demanderons toujours explicitement de donner votre accord pour bénéficier de ce service et pour que nous puissions traiter vos données personnelles. Par exemple, nous vous demanderons votre consentement pour recevoir notre bulletin d’information par e-mail. Lorsqu’un consentement est requis, nous vous demanderons toujours de le confirmer par écrit et nous conserverons cette déclaration.

Conservation des données personnelles

Swegon prend toutes les mesures raisonnables possibles pour garantir que vos données à caractère personnel seront traitées et conservées en toute sécurité. Vos données personnelles ne seront jamais conservées plus longtemps que ce qu’autorise la loi en vigueur ni au-delà de la durée nécessaire dans le cadre des objectifs susmentionnés. Nous traiterons vos données personnelles pendant les périodes suivantes.

• Client, fournisseur, revendeur ou agent : Si vous êtes clients, fournisseurs, revendeurs ou agents et que vous avez conclu un contrat avec Swegon, vos données personnelles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour l’exécution du contrat, c’est-à-dire jusqu’à ce que nous ayons livré le produit ou fourni les services que vous avez commandés, avec un maximum de deux ans après votre dernier contact avec Swegon. Toutefois, cela ne s’applique pas si nous devons conserver vos données personnelles plus longtemps pour une des raisons mentionnées ci-dessous.
• Candidats à l’embauche : Les données personnelles que vous communiquez dans votre CV, votre lettre personnalisée, votre photo et tout autre document nous serviront à déterminer si votre candidature convient pour la fonction pour laquelle vous postulez. Nous conservons ces données personnelles pendant le processus de recrutement, jusqu’à ce qu’il soit terminé, puis pendant un maximum de deux ans afin être en mesure d’assurer notre défense en cas de recours. Passé ce délai, les données personnelles sont complètement détruites.
• Communication : Si vous avez contacté Swegon, par exemple par e-mail, les données personnelles seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour que nous puissions répondre aux demandes ou traiter toute question pour laquelle vous nous avez contactés.
• Marketing direct : Nous sommes habilités à utiliser vos données personnelles à des fins de marketing direct jusqu’à ce que vous retiriez votre consentement.
• Obligations légales : Swegon conserve tous les documents de nature comptable conformément à la législation comptable en vigueur, de même que toutes les informations que nous sommes légalement tenus de garder. Ces documents et informations peuvent éventuellement contenir des données à caractère personnel.
  
  

Transfert de données personnelles

Swegon transfère les données à caractère personnel uniquement comme décrit ci-dessous. Nous prenons toujours les plus grandes précautions pour le transfert de vos données personnelles et prenons toutes les mesures de sécurité adéquates.

• Transfert vers des entreprises du groupe : système peut transférer vos données à caractère personnel aux entreprises du groupe dans le cadre de la gestion du système informatique.
• Transactions commerciales : Dans le cas où les activités de Swegon seraient en tout ou partie vendues ou intégrées dans d’autres activités, opérations ou entreprises, vos données personnelles pourront être communiquées à nos conseillers, aux acheteurs potentiels et leurs conseillers, et être transférées aux nouveaux propriétaires des activités.
• Obligations légales : Vos données personnelles peuvent également être divulguées pour que l’entreprise se conforme à certaines obligations légales et peuvent être transférées à la police et à tout autre pouvoir public compétent lorsque c’est autorisé et requis par la loi.

Les transferts susmentionnés sont uniquement autorisés vers des entreprises situées dans l’UE ou l’EEE (c’est-à-dire tous les états membres de l’UE, l’Islande, la Norvège et le Liechtenstein), ou vers d’autres pays ou organisations internationales garantissant un niveau de protection adéquat. Les transferts vers des pays tiers et des organisations internationales doivent en tout état de cause être effectués uniquement en totale conformité avec le Règlement sur la protection des données et les articles 44 à 49 dudit Règlement. Vous êtes habilité à recevoir de Swegon une confirmation du fait que vos données à caractère personnel sont traitées et, le cas échéant, à avoir accès aux données personnelles et informations relatives aux destinataires ou catégories de destinataires à qui les données personnelles ont été ou seront communiquées. Cela s’applique en particulier aux destinataires situés dans des pays tiers ou dans des organisations internationales.

En cas de commentaire ou de question quant à la manière dont nous traitons vos données personnelles

Vous pouvez à tout moment nous contacter via www.swegon.com/personal-data pour (i) consulter les données personnelles à votre sujet dans un format structuré, couramment utilisé et lisible ; (ii) demander que vos données à caractère personnel soient corrigées et/ou effacées ; (iii) retirer tout ou partie de votre consentement ; (iv) exiger que le traitement de vos données personnelles soit limité ; (v) soumettre vos remarques relatives à la manière dont nous traitons vos données personnelles ; ou (vi) pour autant que ce soit techniquement possible, le traitement étant fait automatiquement et sur base de votre consentement, demander le transfert direct de vos données personnelles vers une autre entité chargée du traitement des données.

Swegon répondra à votre demande dans les meilleurs délais, et au maximum dans le mois de la réception de votre demande. En cas de demande de rectification et/ou de suppression de vos données à caractère personnel, Swegon examinera si les conditions sont remplies et, le cas échéant, modifiera ou effacera les données personnelles le plus rapidement possible. Swegon est habilité à rejeter toute demande manifestement non fondée ou déraisonnable.

Vous pouvez également contacter vos autorités nationales pour les saisir d’une plainte.