Dane osobowe

Koncern Swegon chroni dane osobowe użytkowników. Jako administrator danych ponosimy odpowiedzialność za przetwarzanie danych osobowych użytkowników, dlatego poniżej opisujemy zakres przetwarzanych danych, cel przetwarzania i prawa użytkowników w zakresie ich danych osobowych.

Koncern Swegon zbiera dane osobowe użytkowników i przetwarza je zgodnie z zasadami niniejszej polityki. Zależnie od tego, w jaki sposób użytkownik wejdzie w kontakt z firmą Swegon i/lub z którą firmą zawiera umowę, administratorem jego danych osobowych będzie jeden z poniższych podmiotów: Swegon Group AB lub spółki zależne

Firma pełniąca rolę administratora danych jest w poniższej polityce określana nazwą „Swegon” lub zaimkiem „my”. Poszczególne firmy wchodzące w skład Swegon Group są niezależnie odpowiedzialne za przetwarzanie danych osobowych.

Jeśli użytkownik jest klientem, dostawcą lub w inny sposób kontaktuje się z firmą Swegon

Zbieramy i przetwarzamy dane osobowe przekazywane firmie Swegon w związku z kontaktami biznesowymi z naszą firmą. Dane, które zbieramy i przetwarzamy to, między innymi, imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, takie jak adres, numer telefonu, adres e-mail, CV, list motywacyjny oraz informacje dotyczące zajmowanego stanowiska oraz reprezentowanej firmy lub organizacji. Dane osobowe mogą także obejmować dane płatnicze i inne informacje przekazywane w związku z zakupem i dostawą produktu.

Podstawową zasadą obowiązującą w firmie Swegon jest niezbieranie ani nieprzechowywanie danych osobowych dłużej, niż jest to konieczne. Firma Swegon przechowuje dane osobowe przez czas trwania relacji biznesowej z klientem i tak długo, jak jest to potrzebne do realizacji celu przetwarzania lub przez czas trwania obowiązku przechowywania danych wskazanego w przepisach lub decyzji władz.

Jakie dane osobowe zbieramy i jak uzyskujemy do nich dostęp?

Podstawową zasadą obowiązującą w firmie Swegon jest nieprzetwarzanie danych osobowych, które wiązałoby się z poważnym ryzykiem naruszenia prywatności osób. Przetwarzany dane osobowe użytkowników w oparciu o obowiązujące przepisy oraz w następujących celach:

• W celu realizacji umowy: Do zarządzania i administracji zakupami, dostawami produktów oraz dokonywaniem i odbiorem płatności.
• W celu spełnienia obowiązku prawnego: Przechowujemy dokumenty dotyczące faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami księgowymi.
• Zgoda: Będziemy przesyłać użytkownikom, o ile wyrazili na to zgodę, newsletter i zaproszenia na wydarzenia.

Jeśli realizowana przez nas usługa wymaga zgody użytkownika, zawsze wyraźnie poprosimy o jej udzielenie oraz o zgodę na przetwarzanie danych osobowych użytkownika. Na przykład poprosimy o wyrażenie zgody na przesyłanie użytkownikowi mailem naszego newslettera. W przypadkach, w których wymagane jest wyrażenie zgody, zawsze żądamy jej w formie pisemnej i następnie przechowujemy.

Przechowywanie danych osobowych

Firma Swegon podejmuje wszystkie zasadne kroki, aby zapewnić bezpieczne przetwarzanie i przechowywanie danych osobowych użytkowników. Dane osobowe użytkowników będą przechowywane wyłącznie przez okres dozwolony prawem i nie dłużej, niż jest to potrzebne dla realizacji wyżej wymienionych celów. Dane osobowe użytkowników będą przez nas przetwarzane przez wskazany niżej okres.

• Klient, dostawca, sprzedawca detaliczny lub przedstawiciel: Dane osobowe klientów, dostawców, sprzedawców detalicznych lub przedstawicieli, którzy zawarli umowę z firmą Swegon są przechowywane przez okres konieczny do wykonania zawartej umowy, tj. do czasu dostarczenia przez nas zamówionego produktu lub wykonania zamówionej usługi, ale nie dłużej niż przez dwa lata od ostatniego kontaktu użytkownika z firmą Swegon. Wyżej wymienione ograniczenie nie dotyczy sytuacji, w której musimy przechowywać dane osobowe użytkownika dłużej z powodów wskazanych poniżej.
• Osoby starające się o pracę: Przekazywane nam dane osobowe, jak CV, list motywacyjny, zdjęcie i inne dokumenty będziemy wykorzystywać do ustalenia, czy użytkownik jest właściwym kandydatem na oferowane przez nas stanowisko. Dane osobowe przechowujemy w czasie rekrutacji do czasu zakończenia procesu rekrutacji i przez maksymalnie 2 lata po jego zakończeniu w celu wykorzystania w przypadku ewentualnych roszczeń prawnych. Następnie dane osobowe są w całości usuwane.
• Komunikacja: Dane osobowe użytkowników, którzy skontaktowali się z firmą Swegon, np. drogą mailową, są przez nas przechowywane tak długo, jak jest to konieczne do spełnienia żądania, rozwiązania problemu lub innej kwestii, z którą użytkownik się do nas zgłosił.
• Marketing bezpośredni: Możemy przetwarzać dane osobowe użytkowników do celów marketingu bezpośredniego dopóki użytkownik nie wycofa swojej zgody.
• Zobowiązania prawne: Firma Swegon przechowuje wszystkie dokumenty stanowiące dokumentację księgową zgodnie z obowiązującymi przepisami księgowymi, a także wszystkie inne informacje, do których przechowywania jest zobowiązana prawem. Takie dokumenty i informacje mogą zawierać dane osobowe.
  
  

Przekazywanie danych osobowych

Firma Swegon przekazuje dane osobowe tylko w sposób opisany poniżej. Przekazując dane osobowe użytkowników, zawsze postępujemy z największą ostrożnością oraz stosujemy odpowiednie zabezpieczenia.

• Przekazywanie do spółek wchodzących w skład grupy: Firma Swegon może przekazywać dane osobowe użytkowników innym spółkom w grupie w celach związanych z zarządzaniem systemem informatycznym.
• Transakcje biznesowe: Jeśli wszystkie lub część operacji firmy Swegon zostaną sprzedane innej firmie lub z nią połączone, dane osobowe użytkowników mogą zostać ujawnione naszym doradcom, potencjalnym nabywcom i ich doradcom oraz mogą zostać przekazane nowemu właścicielowi sprzedanej części firmy.
• Zobowiązania prawne: Dane osobowe użytkowników mogą zostać także ujawnione w celu spełnienia przez firmę niektórych obowiązków prawnych oraz mogą zostać przekazane policji lub innym organom państwowym, jeśli jest do dozwolone i wymagane prawem.

Dane osobowe można przekazywać w wyżej wymieniony sposób wyłącznie firmom mieszczącym się na terenie UE lub EOG (czyli wszystkich państw członkowskich UE, Islandii, Norwegii i Lichtensteinu) albo innych krajom lub organizacjom międzynarodowym, które zapewniają odpowiedni stopień ochrony. W każdym wypadku przekazywanie do krajów trzecich lub organizacji międzynarodowych może odbywać się wyłącznie w pełnej zgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych oraz art. 44–49 tych przepisów. Użytkownik ma prawo do otrzymania od firmy Swegon potwierdzenia, że jego dane osobowe są przetwarzane oraz do dostępu do swoich danych osobowych i informacji na temat tego, którym odbiorcom lub grupom odbiorców takie dane zostały lub będą przekazane. Dotyczy do w szczególności odbiorców w krajach trzecich i organizacjach międzynarodowych.

Uwagi lub pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych użytkownika

Użytkownik może w każdej chwili skontaktować się z nami pod adresem www.swegon.com/personal-data, uzyskać dostęp do przetwarzanych przez nas swoich danych osobowych w powszechnie używanej, czytelnej formie; (ii) zażądać poprawienia i/lub usunięcia swoich danych osobowych; (iii) cofnąć zgodę w całości lub częściowo; (iv) zażądać ograniczenia zakresu przetwarzania swoich danych osobowych; (v) przekazać uwagi odnośnie do sposobu przetwarzania przez nas jego danych osobowych lub (vi) jeśli jest to technicznie wykonalne, przetwarzanie odbywa się automatycznie i za zgodą użytkownika, zażądać przekazania swoich danych osobowych bezpośrednio innemu podmiotowi przetwarzającemu dane.

Swegon bez nieuzasadnionej zwłoki i nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania od użytkownika, spełni to żądanie. W przypadku żądania poprawienia i/lub usunięcia danych osobowych użytkownika firma Swegon sprawdzi, czy spełnione są warunki, i jeśli tak, zmieni lub usunie takie dane najszybciej, jak jest to możliwe. Firma Swegon może odmówić spełnienia żądania, jeśli jest zdecydowanie nieuzasadnione lub nierozsądne.

Zażalenia użytkownik może także kierować do stosownego organu państwowego.